Segregatory wypełnione dokumentami po brzegi, regały, na których już nic nie można zmieścić i to poczucie, że mimo wielu prób utrzymania porządku, nie jesteśmy w stanie znaleźć odpowiednio szybko dokumentów, których w danej chwili potrzebujemy… Tak z pewnością wygląda koszmar każdego księgowego i przedsiębiorcy. Dokumenty związane z firmą, a więc przede wszystkim faktury, ich ewidencja i rozliczenia to coś, czego zdecydowanie nie lubimy prowadząc firmę czy księgowość na zlecenie. Dlatego tak ważne jest, by posiadać jakiś niezawodny system zarządzania fakturami, który pozwoli nam efektywnie nimi rozporządzać.
Jednym z rozwiązań jest wewnętrzna ewidencja w formie elektronicznej – w takim przypadku wystarczy nam tak naprawdę odpowiednio skonstruowany arkusz Excela, by móc monitorować płatności firmy, a więc odnotowywać wystawienie faktury i jej opłacenie przez kontrahenta. Pozostaje jeszcze kwestia uporządkowania wersji papierowych naszych faktur. Niestety, w tym przypadku dla dobrze wszystkim znanych segregatorów raczej nie ma dobrej alternatywy. Można wprawdzie kupić specjalne pudła czy nawet szafki ze specjalnymi przegródkami, ale będą one zdecydowanie droższe niż segregatory, a znacząco bardziej użyteczne raczej nie będą.
Powstaje więc pytanie, czy istnieje jakiś inny sposób na skuteczną ewidencję i zarządzanie fakturami? Odpowiedz brzmi „tak” i jest nią platforma „Flow for you” – innowacyjny system zarządzania fakturami VAT. Dzięki temu rozwiązaniu w bardzo łatwy sposób będziesz mógł zaimportować faktury z najbardziej popularnych programów fakturowo-księgowych. Ponadto każdy przedsiębiorca czy księgowy mając dostęp do platformy „Flow for you” jest w stanie w przystępny i szybki sposób wystawić fakturę, następnie przesłać ją do kontrahenta i zarchiwizować! Oznacza to, że dzięki platformie internetowej oszczędzamy nie tylko nasze pieniądze (bo nie potrzebujemy miejsca do składowania dokumentów), ale i czas – fakturę możemy wystawić i przesłać w dowolnym momencie korzystając z Internetu.
Jeśli zachodzi taka potrzeba, możemy udostępnić nasze faktury księgowej, nie musimy więc spędzać mnóstwa czasu na poszukiwaniu kawałka papieru, od którego może zależeć płaca naszych pracowników czy nawet los firmy. Wszelkie wystawiane przez nas dokumenty są zarchiwizowane w Internecie i chronione kluczem zabezpieczeń tego samego poziomu, jaki jest używany w bankowości elektronicznej.
Jeśli nadal jesteśmy mało przekonani do tej innowacyjnej metody, ważnym argumentem może być możliwość otrzymania potwierdzenia odczytania i akceptacji naszej faktury. W praktyce oznacza to, że nie musimy już zastanawiać się czy nasza faktura została dostarczona pocztą, czy kurierem, albo czy przypadkiem nie zaginęła w biurze, nie przepadła na biurku prezesa lub też została rozliczona przez dział księgowości naszego kontrahenta. Platforma „Flow for you” udostępnia opcję wysyłania powiadomień zawsze, kiedy nasz kontrahent odczyta wiadomość zawierającą fakturę i zaakceptuje ją. Dzięki tego rodzaju rozwiązaniom prowadzenie firmy staje się o wiele łatwiejsze, więc warto z nich korzystać!