Faktury kosztowe to nieodłączny element księgowości w różnych firmach zajmujących się szeroko pojętym handlem. Nikogo nie trzeba przekonywać co do tego, iż fakturę należy prawidłowo uzupełnić. Niemniej ważne jest także jej właściwe opisanie.

Jak prawidłowo opisać fakturę?

Co powinno znaleźć się w takim opisie faktury? Dokładnie określa to Ustawa o Rachunkowości w Art. 21. Na odwrocie faktury powinny znajdować się następujące informacje:

1. Pieczęć organizacji oraz opis, czego dotyczy dany dokument, np. „„Operacja dotyczy realizacji zadania (nazwa)”.
2. Opis merytoryczny wpisanego wcześniej zadania, a więc przeznaczenie zakupionej bądź sprzedanej usługi czy towaru, czas i miejsce zrealizowania tej transakcji oraz potwierdzenie zgodności merytorycznej za pomocą pieczęci, daty oraz czytelnego, własnoręcznego podpisu.
3. Istotne jest także sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym i potwierdzenie tego ponownie podpisem, datą i pieczątką.
4. Dekret księgowy, a więc informacje odnośnie zapisania dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby, która takiego wpisu dokonuje.
5. Ważna jest także informacja o zastosowaniu ustawy „Prawo zamówień publicznych”.

Oczywiście dane te mogą się nieco różnić w zależności od rodzaju faktury oraz sposobu rozliczenia, a także rodzaju dokonywanej transakcji. Warto dokładnie zapoznać się z wymogami dotyczącymi opisywania faktur, aby nie wkradł się później błąd, który mógłby utrudnić zrealizowanie i zaksięgowanie takiej faktury.