1 stycznia 2013 r. weszły nowe przepisy dotyczące wystawiania e-faktur. Znacznie usprawniono ich wystawianie, dzięki czemu rozwiązanie to może służyć małym i dużym przedsiębiorstwom w znacznie szerszym zakresie niż dotychczas. E-faktury nie muszą być już podpisywane bezpiecznym podpisem elektronicznym (podpis kwalifikowany), nie trzeba ich archiwizować w formie papierowej – tylko tak, by dostęp do nich był łatwy i szybki. Można je więc przechowywać na dedykowanym portalu w sieci, na dysku, na nośnikach pamięci. E-faktura jest tak samo ważna jak faktura papierowa, a dodatkowe korzyści z jej wprowadzenia to: usprawnienie procesu biznesowego, zminimalizowanie kosztów prowadzenia działalności – odpadają przede wszystkim koszty wysyłki dokumentów. Wystawienie e-faktury zajmuje też znacznie mniej czasu. Dzięki elektronicznym fakturom łatwiej powiązać te dokumenty z właściwymi zamówieniami.
Wszystko pod jednym dachem
Możliwości księgowe, jakie oferują dziś specjalistyczne portale zajmujące się gromadzeniem e-faktur oraz specjalne programy księgowe, są bardzo duże. Ofertę dla biznesu zawierającą systemy zarządzania e-fakturami przygotowują również banki. To wygodne rozwiązanie – jeden bank, jeden system zarządzania fakturami – wszystko „pod jednym dachem”. Faktura trafia do obiegu dokumentów bez zbędnych opóźnień wynikających z konieczności wcześniejszego jej archiwizowania na papierze. W systemie widzi ją każdy (lub dowolnie zdefiniowany) użytkownik. Łatwiej więc śledzić przebieg całego zamówienia. Zmniejszają się zatory płatnicze. Wprowadzenie elektronicznych faktur minimalizuje również błędy w wystawianych dokumentach. E-faktury nie uda nam się też zwyczajnie zgubić! E-faktury przynoszą korzyści naszym kontrahentom – mając szybciej dokument, mogą oni wcześniej odliczyć podatki, zablokować niezbędne kwoty i szybciej planować dalsze posunięcia biznesowe. Praktycznie już w momencie wystawienia e-faktury mają do niej dostęp. A to oznacza, że nie trzeba już czekać na rachunki, co było czasem zmorą w prowadzeniu biznesu. Wprowadzając e-faktury możemy wybrać, w jak sposób chcemy być powiadamiani o kolejnych oczekujących na zapłatę rachunkach – sms, e-mail lub poprzez logowanie na portalu usługodawcy. Co najważniejsze, bez zbędnej zwłoki, bez pośrednictwa poczty. Rozwiązanie, które niedługo stanie się prawdopodobnie standardem, umożliwia szybkie dokonywanie płatności – jedno kliknięcie, bez przepisywania numerów konta. To drobne czynności, na które dotychczas traciliśmy czas, a które generowały sporo błędów – teraz zostały sprowadzone do kilku zaledwie kliknięć.
Warto zwrócić uwagę, na jeszcze jeden rodzaj korzyści wynikający z w wprowadzenia e-faktur – to aspekt wizerunkowy i ekologiczny – jesteś eko, jesteś nowoczesny – myślisz nie tylko o sobie, rezygnując z drukowania ton papieru.