Wiele firm decyduje się na organizację konferencji i szkoleń. Nie da się ukryć, że wymaga to pewnych kosztów, zatem organizatorom bardzo zależy na tym, by konferencja w pełni spełniła swój cel i cieszyła się zainteresowaniem. O czym zatem należy pamiętać przy jej organizacji?

Zanim zrobisz konferencję…

Aby konferencja czy szkolenie przyniosło zamierzone skutki, musimy już na początku wyznaczyć wyraźny cel. Dzięki temu będziemy wiedzieli, co w jej trakcie poruszyć, kogo na nią zaprosić i gdzie ją zorganizować. Za tym idzie również ustalenie budżetu, terminu konferencji oraz zarezerwowanie sali. Temat i cel konferencji powinien być jasno ustalony już około pół roku wcześniej. Wtedy też należałoby przygotować wstępny projekt przebiegu konferencji i wyznaczyć ludzi, którzy się zajmą ich przedstawieniem. Równie ważnym czynnikiem wpływającym na sukces konferencji jest wybrane miejsce.

Dobrze wyposażony ośrodek konferencyjny, piękny krajobraz, dodatkowe atrakcje w postaci wycieczek, imprez, a także smaczne posiłki i łatwy dojazd to coś, co wpływa na atrakcyjność konferencji i może sprawić, że więcej osób zechce z niej skorzystać. Ważne, by było to sprawdzone miejsce, by nie przytrafiły się jakieś przykre niespodzianki w postaci niedziałającego sprzętu multimedialnego czy kiepskiej obsługi. Oprócz miejsca konferencji, musimy też zarezerwować nocleg dla gości w pobliżu. Warto porównać minimum trzy oferty i wybrać tę najkorzystniejszą, nie tylko w kwestii ceny, ale głównie jakości usług.

Ostatnia kwestia to termin konferencji. On również nie może być przypadkowy. Mało kto zechce skorzystać z konferencji na przykład przeddzień świąt, w dniu ważnych sportowych wydarzeń czy innych bardziej znanych konferencji. Warto więc dobrze przemyśleć termin konferencji.

Oczywiście istnieje dużo więcej rzeczy, o które należy zadbać przed konferencją, niemniej te wymienione najwyżej są najważniejsze.