Temat faktur VAT był na tym blogu poruszany wielokrotnie, ale mimo to wciąż wraca. Dlaczego? Bo to ważny temat dla każdego, kto prowadzi firmę. Dlatego postanowiłam w skrócie przypomnieć Wam kilka ważnych zasad związanych z wystawianiem faktur VAT, a także o możliwości robienia tego on-line.

Jak wystawiać faktury VAT?

Po pierwsze, warto wiedzieć, kiedy wystawienie faktury VAT jest niezbędne. Pamiętajmy, że jest to potrzebne, gdy nabywcą jest inna firma bądź osoba prywatna, która prosi o fakturę. Jeżeli natomiast my jesteśmy firmą zwolnioną z VAT, nie musimy wystawiać faktury, ale rozliczamy się na podstawie rachunku.
Po drugie, aby faktura VAT była ważnym dokumentem, należy ją właściwie wypełnić. O czym nie możemy zapomnieć? Przede wszystkim o danych nabywcy i sprzedawcy, daty wystawienia i numerze faktury, informacji odnośnie dokonanej transakcji, w tym data dokonania lub dostawy towaru czy wykonania usługi, a także o cenie netto, stawce i kwocie VAT oraz cenie brutto.
Po trzecie, musimy wiedzieć, do kiedy można i należy wystawić fakturę VAT. Według prawa fakturę zbiorczą wystawia się najpóźniej ostatniego dnia miesiąca, natomiast przy transakcji wewnątrzwspólnotowych termin ten wynosi do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym została dokonana transakcja.
Po czwarte, w przypadku faktur on-line pamiętajmy, że obecnie możemy przesłać ją drogą mailową bez pytania o zgodę odbiorcy. Wcześniej prawo stanowiło inaczej i bez zgody odbiorcy faktura nie mogła być wystawiona w formie elektronicznej oraz wysłana e-mailem. Zgoda ta musiała być potwierdzona pisemnie. Dziś prawo stanowi, iż taka zgoda jest domniemana, dzięki czemu możemy swobodnie przesyłać faktury na e-mail.
I po piąte, pamiętajmy też, że faktura VAT może być pewną formą reklamy firmy, dlatego warto zadbać o jej atrakcyjność graficzną. Można też dodać na niej dodatkowe elementy mające charakter reklamowy, ale w taki sposób, by faktura nadal była czytelna.

Wiele firm decyduje się dziś na e-faktury – zobacz jak szybkie i proste jest wystawianie faktur online dzięki stworzonym do tego celów platformom internetowym, takim jak Flow 4 you.