Każdy, kto zakłada własną działalność lub jest pracownikiem jakiejś firmy doskonale zdaje sobie sprawę, że nie mogłaby ona funkcjonować bez księgowości. To taki dział, który dba o porządek finansów, a także przeprowadzonych transakcji. Z tego względu każdy księgowy używa dowodów księgowych. Czym one są i jak z nich korzystać?

Wszystkie dowody księgowe możemy podzielić na dwie grupy: wewnętrzne i zewnętrzne. Wewnętrzne to takie, które są dla nas wystawiane przez kontrahentów lub te, które my wystawiamy dla kontrahentów. Przykładem mogą być wszelkiego rodzaju rachunki, faktury czy noty księgowe. Dowody księgowe wewnętrzne to dokumenty, które nie wychodzą poza naszą firmę i dotyczą działań dokonywanych wyłącznie w jej obrębie, na przykład listy płac, dokumenty obrotu kasowego lub magazynowego, dokumenty obrotu środków trwałych, a także rachunek rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło. Istnieją też dowody zbiorcze, czyli na przykład raporty kasowe.

Jak wypełniać dowody księgowe?

Wypełnianie dokumentów księgowych to ważna kwestia. Nie powinno być w nich żadnych błędów, zarówno rachunkowych, jak i merytorycznych. Osoba uprawniona do tego powinna sprawdzać wszystkie takie dokumenty i zatwierdzać je. Zatwierdzi je tylko wtedy, gdy będą one wypełnione w sposób niepozostawiający wątpliwości co do rodzaju transakcji, jakiej dotyczą, sposobu jej finansowania, a także zgodności z celami naszej firmy bądź działalności gospodarczej. Taka dokumentacja musi być też dobrze zabezpieczona i przechowywana chronologicznie co najmniej przez pięć lat od zakończenia danego roku obrotowego. Z kolei dokumenty dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia pracowników muszą być przechowywane przez pięćdziesiąt lat. Żadna nieupoważniona osoba nie może mieć do nich wglądu.